Cari colleghi, aprite bene le orecchie: entro quest’anno scatta l’obbligo di avere la P.E.C., vale a dire la posta elettronica certificata. L’obbligatorietà della P.E.C. è stata sancita dal Decreto Legge n° 185 del 29 novembre 2008 (proviene in sintesi dal cosidetto Decreto Anticrisi). Non vale solo per gli Psicologi, ma per tutti i professionisti iscritti ad un Albo professionale. Non si tratta solo di un obbligo, ma soprattutto di un vantaggio, a cui è importante non rinunciare.
Cos’è?
Il termine certificata si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori certificano quindi con le proprie ricevute:
- che il messaggio è stato spedito
– che il messaggio è stato consegnato
– che il messaggio non è stato alterato
In ogni avviso inviato dai gestori è apposta anche una marca temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna), in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.
Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
I vantaggi
La PEC è importante per sancire la nostra professionalità, in quanto sostituisce il fax e la raccomandata (anche con ricevuta di ritorno) per l’inoltro di comunicazioni che richiedono l’attestazione dell’invio. Per non contare che ci evita code alla posta, agli sportelli della Pubblica Amministrazione e al proprio ordine. La PEC è simile alla posta elettronica, ma vale come una certificazione con la sicurezza della trasmissione del messaggio e la validità legale dello stesso.
A tal proposito, il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), scrive che: “La posta elettronica rappresenta uno strumento di ampissima diffusione per le caratteristiche di semplicità, immediatezza ed efficacia ed è frequentemente utilizzata nelle comunicazioni interpersonali e d’ufficio. E’ un sistema di posta elettronica in grado di superare le “debolezze” della posta elettronica e di poter essere utilizzata in qualsiasi contesto nel quale sia necessario avere prova opponibile dell’invio e della consegna di un determinato documento. La PEC si presenta come un’innovazione capace di generare enormi risparmi sul piano economico nei settori pubblici e privati e di semplificare i rapporti tra privati e tra costoro e la pubblica amministrazione.”
Avvertenze
Dopo aver attivato una casella PEC, il gestore della posta invia una ricevuta che attesta momento e destinatario della spedizione, indicandovi anche se il ricevente ha a sua volta una PEC. L’invio di una mail viene considerato “certificato” solo se entrambe le caselle coinvolte nella trasmissione (mittente e destinatario) sono caselle PEC. Nel caso in cui, ad esempio, solo il mittente sia certificato, vi sarà l’attestazione garantita dell’invio, ma non la ricevuta di avvenuta consegna. Il gestore del mittente elabora la “busta di trasporto”, cioè un altro messaggio che contiene il messaggio originale e i dati della spedizione, firmandola virtualmente. Al destinatario quindi a sua volta viene consegnata una busta di trasporto e il mittente viene avvisato dell’avvenuto recapito con l’attestazione di consegna, data e ora, contenuto.
Una volta attivata la PEC ogni professionista deve comunicare al proprio ordine il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Successivamente, tutti gli ordini e i collegi professionali pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di PEC.
Agli Psicologi a cosa serve?
Con i propri utenti e pazienti: sarà possibile inviare (con attestazione dell’invio garantita) direttamente via mail documenti quali ricevute, fatture e certificati;
Con i fornitori di materiale (test, libri, pubblicità, biglietti da visita): sarà possibile inviare e ricevere fatture e ricevute;
Con altri professionisti (colleghi, psichiatri, medici di famiglia): sarà possibile inviarsi in maniera certificata relazioni, ricette mediche, risultati di test, ecc.
Con l’ordine professionale e l’ENPAP: si potranno sostituire tutte le comunicazioni ufficiali che prima venivano trasmesse tramite fax o raccomandata, come convocazioni per le elezioni, materiali, inviti ufficiali, ecc.
Trovate tutte le regole per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata in un documento del CNIPA (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione).
Come attivarla?
Al link di Aruba.it trovate tutte le istruzioni per farlo. Il costo è esiguo: 5 euro annui più IVA. In alternativa, Aruba ha stabilito una convenzione con l’Ordine Nazionale degli psicologi, che vi fornisce la PEC gratuitamente per il primo anno e a cui potrete accedere facendo il login nell’area riservata.
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